Styrelsen för Papegojans samfällighetsförening består av 8–9 medlemmar, en från varje länga i området. Därav är 5 ledamöter med nedan definierade ansvarsområden och 3–4 är suppleanter vilka skall representera sin länga, delta i styrelsens möten och utföra uppdrag som styrelsen beslutar om.
Ledamot är också representant för sin länga och har därvid samma uppgift som suppleanterna.
Samfällighetens ansvar och arbete bestäms av Stadgarna 2017-03-28, Utgåva B
Är du intresserad av att delta i arbetet med samfälligheten?
Vi letar alltid efter medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsen och hjälpa till med arbetet som samfälligheten kräver. Det är viktigt att vi har en bredd på kunskap i styrelsearbetet där medlemmar är tillgängliga för deltagande för att samfälligheten ska leva upp till dom krav som finns ställda och för att bevara samfällighetens välmående.
Är du intresserad av styrelsearbete, vill veta mer – eller hjälpa till på något annat sätt? Prata gärna med oss i styrelsen eller valberedningen så kan vi berätta mer!
Du kan också kontakta oss via formuläret här på hemsidan eller via e-post info@papegojan.com
Styrelsens olika roller
Odförande
Ordförande ansvarar för att driva och sköta samfällighetsföreningen i enlighet med beslutade stadgar.
- Att vara samfällighetsföreningens representant externt.
- Att besvara och hantera synpunkter från samfällighetsföreningens medlemmar.
- Att initiera dag och kallelse till årsmöte under mars–april.
- Att ta fram verksamhetsberättelse och förnyelse- och underhållsplan för beslut i styrelsen inför årsmötet.
- Att tillsammans med kassör utarbeta budgetförslag för beslut i styrelsen inför årsmötet.
- Att kalla till styrelsemöte, ta fram och distribuera dagordning för mötet.
- Att justera protokollen från styrelsemöten.
- Att initiera behov av externa resurser till underhåll av samfällighetsföreningens anläggningstillgångar utöver vad som har beslutats vid årsmötet.
- Att teckna samfällighetsföreningen mot bank, myndigheter och företag.
- Att attestera utgifter utöver de planerade enligt budget då ansvarig godkänt inköp/arbete.
- Att utifrån kassörens redovisning av ekonomin styra utgifter och ev behov av extra utdebitering.
- Att delegera arbetsuppgifter till övriga styrelseledamöter och suppleanter i enlighet med till dem fördelat ansvar.
- Att bevaka och nyteckna avtal inom samfällighetsföreningen.
- Att förvara och uppdatera Samfällighetsföreningens avtals och dokumentpärmar.
Vice ordförande
Vice ordförande skall träda in i ordförandes ställe vid årsmöte och styrelsemöten då ordförande är frånvarande.
Därutöver ansvarar vice ordförande för genomförandet av planerade och beslutade aktiviteter för underhåll och förnyelse av samfällighetsföreningens anläggningstillgångar enligt vid årsmötet beslutad underhålls- och förnyelseplan samt uppföljning av drift och genomförande av samfällighetsföreningens ansvarsområden.
- Avfuktare i krypgrunden och serviceavtal avfuktare.
- Bevaka att anläggningstillgångarna i krypgrunden (avlopp, vatten, etc) inte är skadade och vidta nödvändiga reparationsåtgärder (lämpligen utnyttjas information från servicen på avfuktarna).
- Snöröjning.
- Garage och garageportar.
- Hängrännor och stuprör på fastigheterna.
- Spolning och ev inspektion av spillvatten- och dagvattenledningar.
- Upprätthållande av god ordning i Papegojans gemensamma förråd.
- Kallelse och planering av arbetsuppgifter vid vår-och höststädning inkluderande beställning av container.
- Försäkringsärenden.
- Fibernätet mot Svenska Stadsnät (kontakter med tjänsteleverantörer ingår inte).
- Att kontrollera områdesbelysningen och beställa reparation/lampbyte.
Kassör
Kassörens huvudansvar är att betala samfällighetsföreningens räkningar och bokföra dessa.
- Att teckna samfällighetsföreningen mot bank.
- Att inför årsmötet sammanställa gångna årets resultat- och balansräkningar.
- Att inför årsmötet upprätta budget för kommande år, diskutera denna med ordförande och styrelse för beslut.
- Att sammanställa och distribuera fakturor alternativt digitalt underlag för betalning av års-avgiften och ev andra inbetalningar som samfällighetsföreningens medlemmar skall göra.
- Att kontrollera inkomna betalningar.
- Att attestera utgifter utanför direkt budgeterat då ansvarig godkänt inköp/arbete.
- Att överföra fonderingsmedel till fonderingskontot i anslutning till inbetald årsavgift.
Sekreterare
Sekreterarens huvuduppgift är att skriva och distribuera protokoll från samfällighetsföreningens möten.
- Att distribuera kallelse till årsmötet så att den når alla medlemmar i samfällighetsföreningen inom i stadgarna stipulerad tid.
- Att uppdatera samfällighetsföreningens hemsida med aktuell information och dokument från årsmöte och styrelsemöten.
- Att vid behov skicka ut viktig information till samfällighetsföreningens medlemmar.
- Att anmäla styrelsemedlemmar till Lantmäteriet och kontaktpersoner till Svenska Stadsnät efter ändringar i samband med årsmötet.
- Att inför årsmötet begära utdrag ur fastighetsregistret från Lantmäteriet som underlag för debiteringslängden.
Ledamöter
Ledamöter skall vid styrelsemöten representera sin länga och framföra ev synpunkter samt förmedla viktig information och beslut från styrelsemöten.
- Ska genomföra möten i sin länga som ett led i ovan nämnda informationsutbyte.
- Ska även distribuera årsmötes- och styrelsemötes-protokoll till samtliga fastighetsägare i sin länga.
- Kan tilldelas specifika uppdrag efter beslut i styrelsen.
- Att övervaka och sörja för en god miljö i vårt Miljöhus (soprum) inkluderande byte av lysrör/glimtändare, smörjning av dörrlås, anskaffande av extra sopsäckar vid helger och ev byte av låskista/låskolv.
- Att ha kontakt med Mölndals kommun beträffande sophantering, kärlrengöring och fakturering.
- Att initiera korvgrillning vid städdagarna inklusive inköp, grillning och servering.
Suppleanter
Suppleanterna skall vid styrelsemöten representera sin länga och framföra ev synpunkter samt förmedla viktig information och beslut från styrelsemöten.
- Ska genomföra möten i sin länga som ett led i ovan nämnda informationsutbyte.
- De skall även distribuera årsmötes- och styrelsemötes-protokoll till samtliga fastighetsägare i sin länga.
- Kan tilldelas specifika uppdrag efter beslut i styrelsen.